Agenturbriefing: so erhalten Sie ein optimales Angebot

Ein sorgfältiges Agenturbriefing, insbesondere ein umfangreicher Anforderungskatalog, ist essenziell, um möglichst passende und vergleichbare Angebote zu erhalten.

Das macht auf der Kundenseite natürlich viel Arbeit. Aber das Ziel sollte sein, a) Angebote von Agenturen zu erhalten, die miteinander vergleichbar sind, b) so das beste Angebot auswählen zu können, c) keine unangenehmen Überraschungen zu erleben und d) natürlich, ein optimales Endergebnis zu erhalten.

Wir haben seit der Gründung unserer WordPress Agentur im Jahr 2011 tausende Angebotsanfragen erhalten. Manche Unternehmen liefern uns im Rahmen der Anfrage hervorragende Informationen und Unterlagen, die es einfach machen, ein seriöses, verlässliches Angebot zu erstellen. Die meisten Unternehmen liefern brauchbare Informationen, aber nicht selten will ein Unternehmen irgendwas. Auf die freundliche Nachfrage per E-Mail, worum es geht und wie die Anforderungen lauten, kommt möglicherweise keine Antwort oder nach zwei Tagen die Information, dass man sich bereits für einen anderen Dienstleister entschieden hat. Der hat in seinem Angebot wahrscheinlich irgendwas geschätzt. Das kann nichts werden.

Wir mögen tolle Projekte (unabhängig von ihrer Größe), keine unangenehmen Überraschungen und keine schlechte Stimmung. Die Risiken können gleich am Anfang minimiert werden.

das Agenturbriefing

Was wir im besten Fall bei einer Angebotsanfrage erhalten:

1. Informationen über das Unternehmen

Wir möchten potenzielle Kunden kennenlernen. In vielen Fällen finden wir die Informationen zu Unternehmen oder Marke auf der Website, aber manchmal nur oberflächlich oder für Außenstehende wenig verständlich. Vielleicht gibt es auch noch keine Website. Eine kleine Unternehmens- oder Markenvorstellung hilft uns sehr.

2. Projektbeschreibung

Hier sollte es um einen allgemeinen Rahmen gehen. Was wird benötigt, was sind die Ziele. Eine Kurzbeschreibung reicht in vielen Fällen für den ersten Schritt aus, aber detaillierter sollte es hier werden:

3. Anforderungskatalog

Welche Features, welche Funktionen werden benötigt? Auch wenn man am Anfang vielleicht noch nicht alles bedenken kann, sollte diese Liste so vollständig wie möglich sein. Damit auch das Angebot möglichst vollständig ist. Bei Projekten mit erweiterter Interaktion (User oder Schnittstellen) ist es zudem sinnvoll, die Prozesse genauer zu beschreiben.

4. Beispiele

Wir fragen potenzielle Kunden, welche Websites sie toll finden. Oder welche Elemente welcher Websites. Das können Wettbewerber, aber auch themenfremde Websites sein. Wir möchten das nicht wissen, um im Angebot einen exakten Nachbau zu kalkulieren, sondern um einen Eindruck davon zu bekommen, in welche Richtung es gehen soll.

Sie finden Website A insgesamt enorm ansprechend, weil sie so übersichtlich und clean ist? Bei Website B finden Sie das Menü genial? Bei Website C die Call-to-Action-Box? Bitte teilen Sie solche Informationen mit.

5. Zeitplan

An dieser Stelle kann und sollte sofort aussortiert werden, wenn die Agentur nicht zum Zeitplan passt. Auf Basis der oben genannten Informationen kann eine Agentur in vielen Fällen einen groben Aufwand schätzen und diesen mit den Kapazitäten abgleichen. Soll ein Projekt mit einem Aufwand von 20 Arbeitstagen in vier Wochen fertig sein, aber die Agentur hat erst in drei Wochen Kapazitäten frei?

Bitte nennen Sie einen realistischen Zeitplan. Wir verstehen, dass ein neues Projekt am besten gestern online gegangen wäre. Aber wenn es nicht wirklich eilt: Gut Ding will Weile haben. Soll eine Top-Agentur aus dem Rennen ausscheiden, weil es nicht schnell geht?

6. Budgetrahmen

Das ist ein schwieriges Thema. Viele Auftraggeber glauben, dass bei der Nennung des Rahmens das Budget von der Agentur ausgereizt wird, obwohl es deutlich günstiger hätte sein können. Das kann bei unseriösen Agenturen auch der Fall sein. Letztendlich geht es aber darum, dass Sie passende Angebote erhalten, mit der bestmöglichen Lösung für Ihr Budget.

Aber es kann auch schon am Angebot scheitern: Liegt Ihr Budget bei 5.000 € für eine kleine Website, aber Sie teilen den Budgetrahmen nicht mit? Dann erhalten Sie wahrscheinlich Angebote für individuelle Designentwicklungen und -umsetzungen, ab 10.000 € aufwärts. Teilen Sie den Budgetrahmen mit, bekommen Sie vielleicht für 4.000 € die Individualisierung einer Theme-Vorlage angeboten. Die durchaus hochwertig sein kann.

Gespräche sind nicht alles

Kommen wir nun noch zu einem Punkt, der manchmal nicht bedacht wird: Kein Gespräch kann, so umfangreich es auch ist, schriftliche Informationen (insbesondere einen Anforderungskatalog) ersetzen. Ebenso Gesprächsnotizen nicht, auch wenn manche Auftraggeber das glauben. Eine Agentur braucht schriftliche Informationen, die sie (auch nach Wochen) jederzeit abrufen und mit Mitarbeitern teilen kann, die nicht beim Gespräch dabei waren.

wir unterstützen Sie

Und zuletzt: Keine Panik, wenn Sie uns die Informationen nicht optimal zur Verfügung stellen können. Wir unterstützen Sie gerne dabei. Und wenn Sie noch ganz am Anfang stehen: Wir bieten auch Beratung und Konzeption an.

David Damjanovic

David Damjanovic betreibt seit 2004 eigene Websites, arbeitet seit 2006 mit WordPress und hat 2011 die WordPress Agentur wp-agentur gegründet, eine der ersten in D-A-CH.